今回は、TODOを複数ユーザに対して一括で割り当て（レコードを作成）する手順をご説明いたします。

参考

【Tips!】リストビューで選択したレコードを引数にして画面フロー(Flow)を実行する方法

本日のTips!は、リストビューで選択したレコードを引数にしてフローを実行する方…

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活動（Event/Task）について

まず初めにわかりにくい部分から説明したいと思います。SalesforceではTodoというオブジェクトは存在しません。

活動登録として利用されるオブジェクトは行動（Event）とTODO（Task）の2つのオブジェクトがあります。

上記の取引先画面の右側にある活動タブには、デフォルトでは新規ToDo、活動の記録、新規行動、メールのタブがあります。

この画面から新規ToDoを登録すると取引先に紐づいた新規のTodo（Taskレコード）が生成されます。

実際に表示されたレコードを見てみましょう。開発コンソールを使って次のクエリを実行します。

</p>
<p>SELECT Id, WhoId, WhatId, Subject, ActivityDate, Status, OwnerId FROM Task</p>
<p>

Taskオブジェクトに新規ToDoのレコードが生成されていることを確認できます。

WhatIdには、001から始まるAccount（取引先）が設定されています。WhoIdには、取引先責任者と紐づく場合に設定されます。

Todoの登録と同様に行動を登録した場合には「Event」オブジェクトにレコードが作成されます。

EventとTaskのオブジェクトの関係性（ER図）については、以下公式サイトで確認することができます。

またArchitect.salesforce.comでも活動関連（Task,Event）のEntityを確認することができます。

画像ダウンロード元：Salesforce Architecsサイト「Tasks ＆Events」（https://architect.salesforce.com/diagrams/template-gallery/platform-task-events-data-model）

※今後はこちらのサイトに集約されていくようです。

（活動履歴に関する補足）

行動に設定されたスケジュールが過ぎて過去の日時になった場合には、自動的に活動履歴のデータとして扱われるようになります。

1.複数のユーザに一括でTodoを割り当てる手順

複数のユーザに一度にTodoを割り当てる手順を説明していきますが、まず注意点があります。

最初に説明した、以下の取引先画面からTodoを作成する場合には、複数ユーザを割り当てることができません。

複数ユーザへの一括割り当て方法は以下の手順で実施します。

手順①Todoのタブから新規ToDoを実行します。

手順②新規ToDoの作成画面を開くと、割り当て先の選択リストから人（ユーザ）、グループ（公開グループ）、キューが選択可能となっています。今回の例では、人（ユーザ）を選択します。

手順③続いて「人を検索」の欄にユーザ名を入力して表示されたユーザを選択します。例では山田太郎を選択

手順④割当先に複数のユーザを指定したら、件名などその他の情報を入力して保存ボタンをクリックします。

手順⑤保存すると指定した人（ユーザ）に対して、それぞれTodo（Taskレコード）が生成されます。

以下、一人名のTodoを表示

以下、同時タイミングでもう1名のTodoも生成されていることが確認できます。（割り当て先が異なる）

ToDoの生成と同時に、ToDoを割り当てられたユーザにはメールが通知されます。

開発者コンソールで再度Taskのレコードを取得するクエリを実行すると同時に複数のTaskレコードが生成されていることが確認できます。割り当て先（OwnerId）が異なっていることがわかります。

以上のように、Todoを複数のユーザに割り当てた場合、1つのTaskレコードに複数のユーザが設定されるわけではなく、あくまで一人のユーザには1つのTaskレコードが作成されることになります。

※1つずつToDoを作成するのと結果は同様になりますが、一括のほうが作業効率は高くなるため業務に合わせて使い分けるとよいでしょう。

（補足：その他注意事項）

Salesforce公式HELPサイト「Assign New Tasks to Multiple People, Public Groups, and Queues in Lightning Experience」

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000380133&type=1

関連するTrailheadモジュール

今回ご紹介したTODO（Task）、行動（Event）に関してもう少し詳しく学習した場合は、Trailheadに関連するモジュールがあるので、チャレンジしてみてください。

まとめ

サポーターさん

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よく設定する内容ではありますが、毎回忘れて調べながらやることが多いので、一通りの手順を纏めておきます。

尚、リストビューで選択したレコードに対して、一括でレコードIDを画面フローに引き渡す方法は、現時点では、少しだけコーディングが必要となります。以下の記事で詳細を記載していますので、参考までに。

参考

【Tips!】リストビューで選択したレコードを引数にして画面フロー(Flow)を実行する方法

本日のTips!は、リストビューで選択したレコードを引数にしてフローを実行する方…

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1.画面フローの設定手順

画面フローにレコードIDをパラメータとして引き渡す手順は以下のようになります。

今回は、サンプルとして取引先（Account）を利用します。

取引先の詳細画面に画面フローを起動するアクション（ボタン）を追加して実行する流れとなります。

では早速作成してみたいと思います。

画面フローの作成

手順①システム管理者にて、Salesforce組織にログインします。

ログイン後、[設定]->[フロー]の順に実行し、フローの画面を表示します。

手順②新規フローボタンをクリックして、画面フローの作成を選択します。

手順③画面フローの作成画面では、最初に[新規リソース]ボタンをクリックして、レコードIDを保存する入力パラメータを定義します。

手順④レコードIDを受け取るための入力変数を定義します。

リソース種別：変数

API参照名：recordId

※API参照名が非常に重要です。　最初のrecordはすべて小文字で、IdのIだけ大文字で定義してください。ここを間違えるとIDが画面に表示されます。

ただしフロー内部で取得したレコードIDを使って処理するところはエラーがでないので、間違えに気づきにくいため注意が必要です。

データ型は、テキストとして、デフォルト値は不要

最後に「入力で使用可能」にチェックをして完了ボタンをクリックします。

手順⑤続いて、レコードIDを使って、取引先のレコードを取得してみましょう。

画面フローに「レコードを取得」の要素を追加します。

手順⑥新規のレコードの取得画面で、以下の内容を登録します。

表示ラベル、API参照名：ご自由に定義してください。

オブジェクト：取引先

絞り込み条件：IDが入力パラメータのrecordIdと一致するを指定してください。

設定したら完了ボタンをクリックします。

手順⑦続いて、取得した取引先の情報を表示する画面を定義します。

画面の要素を追加してください。

手順⑧最初に画面のプロパティを設定します。

手順⑨続いて、表示テキストコンポーネントを追加します。

リソースの挿入は、レコード（単一）変数から、さきほど定義した取引先レコードを指定します。

以下の例では、取引先IDと取引先名を指定しています。ご自由にお好きな項目を指定してください。

手順⑩画面を追加したらフローの保存ボタンをクリックします。以下の画面が表示されるため、名称を指定して保存します。

手順⑪保存後フローを有効化します。「有効化」ボタンをクリック

手順⑫次にオブジェクトマネージャから取引先オブジェクトを選択して、フローのアクションを定義していきます。

取引先オブジェクト画面にて、ボタン、リンク、およびアクションのメニューを開いて、「新規アクション」をクリックします。

手順⑬新規アクション画面で、アクション種別でフローを選択し、フローには、先ほど作成したフローを指定します。

表示ラベル、名前、説明欄を入力後、[保存]します。

保存後画面

手順⑭取引先オブジェクト画面のページレイアウトを開きます。画面フローを実行したいページレイアウトを編集します。

手順⑮ページレイアウト編集画面にて、モバイルおよびLightningのアクションメニューから先ほど作成したフローアクションを選択して、Drag&Dropでレイアウトに配置します。編集後保存しておきます。

手順⑯取引先の参照画面を開きます。すると作成したフローアクションのボタンが表示されているので、実行します。

手順⑰以下の画面フローが表示され、取引先のレコードIDや名称が表示されることを確認できます。

【補足】デバッグ実行

画面フローの編集画面でデバッグ実行をしても動作の確認ができます。

手順①フローの画面で、保存、有効化したあと、デバッグボタンを実行します。

手順②フローをデバッグの画面で、入力パラメータに取引先のレコードIDを指定して実行します。

手順③デバッグ実行結果が表示されます。

画面上に正しくIDと名称が表示されていることを確認できます。また途中経過の変数の値も確認することができます。

まとめ

画面フローにレコードIDを渡す場合に一番間違えやすいのは、「recordId」のスペルと大文字小文字の違いとなりますので、注意してください。

今回ご紹介した画面フローにレコードIDを渡すやり方は、実際のプロジェクトでも頻繁に利用することになると思いますので、ぜひ使いこなせるようになってください。

よくある要件としては、活動や行動、TODOの登録を画面フローを使って行う方法となります。取引先IDを使って関連付けをして活動やTODOを登録する場合には、画面フローは非常に使い勝手がよいです。是非おためしください。

それでは。

サポーターさん

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なるべく標準機能を利用して、リスビューで選択したレコードに対して一括で処理したいという要件は多々あるかと思います。

昔はよくボタンとJavascriptを組み合わせて実現していましたが、今はフロー（Flow）が非常に使いやすく高機能になってきたため、カスタムボタン＋Flowで実現することをお勧めしています。

ただし、今回ご紹介する方法は、完全に標準というわけではなく、一部Visualforceを利用します。

※セールスフォースのヘルプでも紹介されているやり方となります。

1.リストビューで選択した取引先責任者を画面フロー(Flow)に表示してみよう

今回は、サンプルとして取引先責任者（Contact）を利用します。

取引先責任者は、リストビューで選択した取引先責任者に対してリストメール送信（一括で複数の取引先責任者へメールを送信）の機能が用意されていますが、そのほかの用途として、例えば、標準のアンケート（Survey）を顧客担当者へ一括で送信したいという場合に、今回ご紹介する機能を使えば実現することができます。

アンケートを複数の取引先に一度に送信する方法は別の記事でご紹介します。

サポーターさん

記事を書いたときにはありませんでしたが、アンケートは一括で送信する機能が実装されましたね

では、一つ一つ手順の内容を解説していきたいと思います。

1.フロービルダー(Flow Builder)を新規作成

管理人

まずはシステム管理者でSalesforceへログインして、フロー作成画面を開きましょう

1.Salesforceにログインして、設定から[フロー]を検索して、フロー画面から、[新規フロー]ボタンをクリックします。

画像をクリックすると拡大できます。

2.続いて、画面フローを選択して、[次へ]ボタンをクリックします。

※リストビューで選択されたレコードを使って、フローの画面上で選択されたレコードを別の値に更新する処理を行います。

3.フロービルダー(Flow Builder)では、まずリストビューで選択された取引先責任者のレコードをフロー画面のパラメータとして受け取るための変数を定義します。[新規リソース]ボタンをクリックします。

4.新規リソース画面で、以下の内容を登録して、[完了]ボタンをクリックします。

※今回はVisualforceからFlowに取引先責任者のレコードセットを入力パラメータとして引き渡すため、フロー外部での可用性の入力で使用可能にチェックしています。

5.次に画面を作成します。要素を追加から、画面を選択します。

6.画面を編集にて、以下の内容を設定します。

7.最終的に以下のような構成となります。

8.最後に保存ボタンをクリックして、名前を付けて保存して、有効化します。

2.フローを実行するVisualforceの作成

次にリストビューで選択した値をフローに引渡すVisualforceページを作成します。

1.Visualforceページから[新規]ボタンをクリックします。

2.Visualforceページにて、以下の内容を登録します。

管理人

Visualforceの説明をより詳しく知りたい方は、セールスフォース社の以下のページを参照ください

3.Visualforceを実行するカスタムボタンを作成

作成したVisualforceページを実行するカスタムボタンを作成します。

1.オブジェクトマネージャから取引先責任者を検索し、[ボタン、リンク、およびアクション]のメニューから「新規ボタンまたはリンク」ボタンをクリックします。

2.続いて、ボタンの内容を以下の通り設定します。

※Visualforceの標準コントローラ（StandardController）で取引先責任者（Contact）が設定されていないとコンテンツでは作成したVisualforceページが選択できないため、表示されていない場合はもう一度Visualforceが正しく作成されているか確認しましょう。

4.カスタムボタンを取引先責任者へ表示する

1.Salesforce Classicの検索レイアウトで、リストビューの▼ボタンから編集を実行します。

取引先責任者をリストビューでは、先ほど作成したカスタムボタンが利用可能となっているので、選択して保存します。

※標準ボタンが多いと表示されなくなるので、不要なチェックはすべて外しておきましょう。

正しく設定されると以下のようにボタンが表示されます。

5.処理を実行して、設定内容を検証する

1.取引先責任者のリストビューから複数の取引先責任者を選択して、[画面フロー起動]ボタンをクリックします。

2.選択された取引先責任者のレコードはVisualforceページ経由で画面フローへ引き渡され、画面フローのテキストで表示されることが確認できます。

以上で設定から検証まで完了となります。

（2023/02/17 Update）

サポーターさん

最新のフローでは以下のApexが不要で、上記フローで取得したレコード変数を直接利用して繰り返し処理など行うことができるようになっているようです。

取得したIDの一覧はこのままの状態では、フローの中で繰り返し処理を行ったりすることができません。

Apexコードに上記取得したIDの文字列を渡して、String型のリストに変換することで、繰り返し処理などを行うことができます。

Apexコードのサンプルは以下となります。

サンプルコード

/**--------------------------------------------------------------------------
プログラム名 CCLT_MultiSelectFlowIds
* 概　要 ：セミコロン区切りのID文字列をフロー対応のリスト型にして返却する
* 作成日 ：2023.02.17
* 作成者 ：クリエイティブコンテンツラボトウキョウ
*--------------------------------------------------------------------------**/
public with sharing class CCLT_MultiSelectFlowIds {

@InvocableMethod(label='FlowのIDリストを指定' description='セミコロン区切りのID文字列をフロー対応のリスト型にして返却する')
public static List<List<String>> getIdList(List<String> ids) {

if(!(ids.isEmpty())){
string tempStr = ids[0];
List<String> lstnew = tempStr.split(';');
list<list<string>> finalLst = new list<list<string>>();
finalLst.add(lstnew);
return finalLst;
//IDリストが指定されていない場合NULLを返却
} else {
return null;
}
}
}

※こちらはテストクラスのサンプルです。

/**--------------------------------------------------------------------------
* プログラム名:CCLT_MultiSelectFlowIdsTest
* 概　要 CCLT_MultiSelectFlowIdsテストクラス
* 作成日 ：2023.02.18
* 作成者 ：クリエイティブコンテンツラボトウキョウ
* --------------------------------------------------------------------------**/
@isTest(SeeAllData=false)
public with sharing class CCLT_MultiSelectFlowIdsTest {
@isTest
public static void getIdList_case1() {
// 取引先を作成
Account acc1 = new Account(name='cclt');
insert acc1;
// 募集人を2名作成
List<Contact> conList = new List<Contact>();
conList.add(new Contact(FirstName='creative', Lastname='content',AccountId=acc1.id));
conList.add(new Contact(FirstName='lab', Lastname='tokyo',AccountId=acc1.id));
insert conList;
//String型のリストを生成
List<String> ids = New List<String>();
//取引先のIDをセミコロンで結合した文字列をStringリストに格納
ids.add(conList[0].id + ';' +conList[0].id);
//テスト開始
Test.startTest();
//セミコロンで結合したIDをIDのリスト型で返却するメソッドを実行
List<List<String>> listd = CCLT_MultiSelectFlowIds.getIdList(ids);
//リストのレコードが2件返却されればOK
system.assertEquals(2,listd[0].size());
//テスト終了
Test.stopTest();
}
/**
*　メソッドに空文字列を渡した場合にNULLが返却されることを確認
*/
@isTest
public static void getIdList_case2() {
//文字列のリストを生成　※値は設定しない
List<String> ids = New List<String>();
//テスト開始
Test.startTest();
List<List<String>> listd = CCLT_MultiSelectFlowIds.getIdList(ids);
//NULLが返却されればOK
system.assertEquals(null,listd);
//テスト終了
Test.stopTest();
}
}

まとめ

いかがでしたでしょうか。説明した手順で設定はうまくいきましたか。

今回は、画面フローで取引先責任者のIDを表示する方法をご紹介しましたが、実際に利用する場合は、このあと取得したレコード分繰り返し処理を行いい、更新用のレコード変数を作成したり、リストが未選択の場合のエラー処理や画面表示を追加するなど具体的なロジックを入れることになります。

それでは、また。

※今回はLightning Experience でのやり方をご紹介しますが、 Salesforce Classic Editionでも可能です。

Salesforce Classic Editionの場合は、URLの指定方法が異なりますのでご注意ください。

取引先や商談を新規登録する場合、登録画面を開いたときに標準項目のName項目に対してデフォルト値をセットするための方法となります。

Name項目にデフォルト値をセットする方法は複数あり、一般的にはトリガーやワークフロールールなどを使って、レコード登録時にセットする方法を用いると思います。

しかし、今回の要望はあくまで標準画面で登録するときに新規ボタンをクリックすると、デフォルト値を差し込んだ状態で新規登録画面を表示する必要があるため、トリガーやワークフロールールでは対応できません。

画面のフローを使えばある意味対応できますが。もしくは完全に新規の画面開発をすれば当然実現できます。

1.商談の新規登録時に商談名（Name）にデフォルト値を表示してみよう

今回は、商談の機能を例として説明していきます。

商談画面から新規商談の登録をする際に、商談のName項目に対して、作成日（実行したシステム日付）をデフォルト表示してみたいと思います。

では、一つ一つ手順の内容を解説していきたいと思います。

1.商談オブジェクトに新規ボタンを作成

サポーターさん

まずはシステム管理者でSalesforceへログインして、オブジェクトマネージャで商談オブジェクトを表示しましょう

1.Salesforceにログインして、[オブジェクトマネージャ]で商談を検索します。

商談オブジェクトの画面から、[新規ボタンまたはリンク]ボタンをクリックします。

画像をクリックすると拡大できます。

2.続いて、ボタンの内容を以下の通り設定します。

</p>
<p>/lightning/o/Opportunity/new?defaultFieldValues=Name={!TODAY()}</p>
<p>

上記のパラメータ指定では、Nameに対してTODAY()を使って、システム日付を設定しています。

2.新規ボタンを商談のリストビューに配置

続いて、作成したボタンをリストビューに表示されるように設定します。

設定手順は次の通り。

まず、商談オブジェクトの[Salesforce Classic]の検索レイアウトで、レイアウトが[リストビュー]の▼ボタンをクリックし、編集メニューを実行します。

続いて、検索レイアウトの編集画面で、先ほど作成したカスタムボタンが表示されて利用可能となっているので、これを選択したボタンに追加して保存します。

3.商談を新規作成し、デフォルト値が表示されるか確認

最後に作成したボタンを使って、デフォルト値が設定されるかをチェックしていきます。

まず、商談のタブをクリックして、商談のリストビューを開きます。

すると先ほど追加したボタン[商談名デフォルトセット]が表示されているので、このボタンをクリックして新規作成画面を表示します。

新規商談の画面が表示され、商談名にデフォルト値がセットされていることを確認します。※!{TODAY()}の場合、実行日が自動セットされます。

以上で設定から検証まで完了となります。

設定して気づいた方もいると思いますが、標準の新規ボタンが表示されたままの場合、ユーザの方は間違えて標準の新規ボタンをクリックしてしまい、

デフォルト値がセットされていないと勘違いしてしまう場合もあります。そのため、不要なボタンはレイアウトから削除しておくことをお勧めします。

また、記事を書いている時点では、デフォルトで用意されているリストビューについては、標準の新規ボタンを隠すことができないようになっていたため、カスタムのリストビューを作成して、そちらをピン止めしてご利用いただくようにしてます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。説明した手順でデフォルト値の設定はうまくいきましたか。

今回は一番シンプルなパターンでの設定しましが。実際には商談の場合レコードタイプを使うことが多いと思いますが、レコードタイプを利用している場合、今回の設定だけでは対応が難しいと思います。

レコードタイプを利用しているオブジェクトの場合には、レコードタイプを選択するためのパラメータを指定する必要があります。

パラメータ：useRecordTypeCheck

この値で2を設定すると、レコードタイプを選択する画面が最初に表示され、レコードタイプ選択後にデフォルト指定した値が表示されます。

今回のサンプルの例では、以下のように指定します。

</p>
<p>/lightning/o/Opportunity/new?defaultFieldValues=Name={!TODAY()}&useRecordTypeCheck=2</p>
<p>

また、レコードタイプ毎にボタンを用意するということであれば、useRecordTypeCheck=1とし、ReocrdTypeを直接していするようなやり方も可能です。

※レコードタイプを指定しないとデフォルトのレコードタイプが自動的に指定されますので、注意してください

レコードタイプのパラメータの指定方法：recordTypeId=レコードタイプID

さらに、レコードタイプ名をデフォルト設定したいというような場合は、Name=レコードタイプ名としたいところですが、このやり方はできません。

お客様としては、毎回都度入力する手間を省略したいという要望だとすると、いったん仮の値をNameに登録（システムで自動セットなどの文言）をしておき、保存時にワークフローなどで自動更新するということで対応することができます。

上記方法は、レコードの新規作成（new)の時に利用できますが、コピーの場合などは、コピーされた値で上書きされてしまうため注意が必要となります。

コピーボタンのパラメータを使って、コピー後の値に対してデフォルト値を設定するという方法はうまくいかないので注意してください。

画面のフロー（Flow）を作成して対応するということもできると思いますが、要件次第でどのように実現するのか、最適な方法を検討してみてください。

今回紹介した内容を理解してぜひ実際のプロジェクトで活用してみてください。

それでは、また。