Einstein Activity Capture（活動キャプチャ）を使用した行動や取引先責任者の同期方法について【②実施例】

Einstein活動キャプチャの同期設定について

前回は、Einstein活動キャプチャとMicrosoftのOutlook間をOAuth2.0で同期する設定を実施しました。※前回の記事は以下を参照してください。

今回の記事では、同期設定したユーザアカウントを使って、Salesforce⇔Microsoft Outlook 間で、実際にカレンダー（行動）を登録したり、取引先責任者を作成した場合に

どのようにデータが同期されるのか説明していきたいと思います。

個人設定で、Einstein活動キャプチャを利用した同期処理の許可を行う

①まずSalesforceにEinstein活動キャプチャで同期設定をしたユーザでログインします。

②続いて、画面右上の個人アイコンをクリックして設定を実行して、私の個人情報のメニューを表示します。

接続済みアカウント＞メールとカレンダーアカウントをクリックすると以下のメッセージが表示されます。

③ これらの条件を承諾し、同意します。にチェックをいれて[次へ]をクリックします。

④活動共有設定画面では、Salesforceに追加された活動を共有する方法を設定します。ご自身の環境に合わせて設定してください。

選択したら、保存ボタンをクリックしてください。

設定が完了すると以下のように画面上部にメッセージが表示されます。

カレンダーの同期手順（Salesforce➡Microsoft Outlook）

①SalesforceにEinstein活動キャプチャで同期設定をしたユーザでログインしたあと、カレンダー画面から新規行動を追加します。

※割り当て先は自身のユーザとして、件名や日時は自由に設定してから保存します。

②保存して、以下のようにカレンダーに行動が登録されたことを確認します。

③続いて、Microsoft Outlook の方に行動が同期されたか確認するためOutlookにログインします。

OutlookのログインURLはこちら（https://outlook.office.com/）

④ログインして、カレンダーを表示すると先ほどSalesforceのカレンダーから登録した行動と同じ内容の予定が同期されていることが確認できます。

サポーターさん

同期の時間はユーザ数やサーバのリソース状況などによって変わると思いますが、検証で実施した場合はほぼリアルタイムに近い形で同期されてました。

MS365 Outlookで編集したカレンダーの予定をSalesforceへ同期（Microsoft Outlook ➡Salesforce）

さきほど同期されたカレンダーの予定表について、MS365のOutlook側で編集してSalesforceに同期されるか確認します。

①Outlookのカレンダーから予定を編集して保存します。以下の例では、件名に（編集）と付け加えてます。

②保存が終わったら、またSalesforceに戻ってカレンダーを更新します。

③Salesforceに戻って、カレンダーを再表示してみましょう。

以下のように、タイトルが編集された状態でMicrosoft Outlook から同期されたことが確認できます。

Microsoft Outlook のカレンダーで新規予定を登録して同期（Microsoft Outlook ➡Salesforce）

今度は、逆にMicrosoft Outlook 側で新規予定を登録してSalesforceのカレンダーに反映されるか検証します。

①Microsoft Outlook のカレンダーを表示して、以下の内容で新規予定を登録します。

※タイトルや日付の内容は自由に登録してください。　※出席者には、Salesforceに登録済みアカウントのユーザを指定してください。

②保存した情報をSalesforceのカレンダー側で確認します。

同じ内容がカレンダーに登録されていることを確認できました。

出席者にSalesforceのユーザを指定した場合には、以下のように非招集者に登録されます。

詳細レコード

繰り返しの定期行動（予定）の挙動について①（Microsoft Outlook ➡Salesforce）

繰り返しの予定についても同期処理は正常に行われることを検証します。

①Microsoft Outlook のカレンダーから以下のように新規繰り返しのイベントを登録します。

繰り返し間隔の日数や曜日を指定して保存します。

②イベントのタイトルや説明を入力して保存します。

③Salesforceのカレンダーを再表示します。

すると以下のように繰り返し設定された行動が登録されていることを確認できます。

④レコードを開くと、以下のように表示されます。

繰り返しの定期行動（予定）の挙動について②（Salesforce➡Microsoft Outlook）

今度は逆にSalesforceで登録した定期行動がMicrosoft Outlook に同期されるか検証します。

デフォルトでは、以下の新規行動画面では繰り返しの定期予定が表示されていません。

上記のように繰り返しの行動が登録できない場合は、以下の設定を確認してください。

※Salesforceの行動で定期的な繰り返しを登録するには「活動設定」から「定期的なイベントの作成を有効にする」を実行しておく必要があります。

また、行動の画面レイアウトで繰り返しの項目を表示するようにしておきます！

①Salesforceのカレンダーから新規行動を登録します。

繰り返しにチェックを入れて頻度を設定して保存します。

②繰り返しの行動が正しく登録されたことを確認します。

③今度はMicrosoft Outlook のカレンダーを表示します。

以下のようにSalesforce側で登録した繰り返しの内容と同じ内容が同期されていることが確認できます。

詳細を開くと、定期行動として登録されていることを確認できます。

取引先責任者の同期確認（Salesforce➡Microsoft Outlook の連絡先）

Salesforceの取引先責任者の情報がMicrosoft Outlook の連絡先に同期して追加されるか検証します。

①Salesforceの取引先を新規登録します。お好きな名前で登録してください。例ではABC商事としてます。

②作成した取引先に新規取引先責任者を登録します。名前は自由に設定してください。※取引先は先ほど作成した取引先を設定

③Microsoft Outlook の連絡先を表示すると先ほど追加したSalesforceの取引先責任者の情報が同期されていることを確認できます。

Outlookからメールを送信した場合（Microsoft Outlook ➡Salesforceのアクティビティ）連携

Microsoft Outlook から取引先責任者に対してメールを送付した場合、Salesforceのアクティビティに同期されることを検証します。

①Microsoft Outlook でメールを新規作成して、宛先にSalesforceに登録されている取引先責任者を指定して送信します。

②Salesforceの取引先や取引先責任者のタイムライン（アクティビティ）にメールを送信した履歴が表示されます。

※以下の図のように取引先責任者のメールアドレスが不正（配信不可）の場合には、配信不能と表示されます。

（取引先画面）

（取引先責任者画面）

補足（項目の対応付けについて）

同期する項目については、以下の画面から項目の対応付け設定で指定することが可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。Einstein活動キャプチャを使うことで、Microsoft やGoogleと簡単に連携し、カレンダーや連絡先を同期することができることが確認できたと思います。