本記事では、Creative Content Lab Tokyo（クリエイティブコンテンツラボトウキョウ）が作成した質問管理表（QA表）のテンプレートをご提供しております。
本テンプレートは、Salesforce（セールスフォース）プロジェクト以外にも活用可能なフォーマットとなっておりますので、是非ご活用ください。
また、QA管理などのコミュニケーション管理ツール（サービス）をお探しの方は、ぜひバックログ（Backlog）をお試しください。
1.QA表とは
QA表とは、プロジェクトの中で出た質問と、その回答を1か所に集めて管理する表です。Q は Question、A は Answer を指します。
呼び方は現場によって違いますが、指しているものはほぼ同じです。
| 呼び方 | 使われやすい場面 |
|---|---|
| QA表・QA管理表・QAシート・QAリスト | システム開発、ベンダーと発注側のやり取り |
| 質問管理表・質問一覧 | 社内プロジェクトの進行管理 |
| 質問票・質問シート | 発注側から様式として配布する場合 |
わざわざ表にする理由は、質問そのものを覚えておくためではありません。止まっている状態を見えるようにするためです。
質問を投げた側は、回答が返るまで手を止めて待ちます。チャットや口頭でやり取りしていると、この「待っている件数」が誰にも見えません。表にして回答期限と回答者を入れておくと、止まっている作業が何件あるかが一目で分かります。
2.QA表・課題管理表・レビュー指摘表の違い
似た表が3つあり、混同されがちです。分けている基準は「何を扱うか」と「どうなったら閉じるか」です。
| 表 | 扱うもの | 閉じる条件 |
|---|---|---|
| QA表 | 分からないこと（質問） | 回答が得られたら閉じる |
| 課題管理表 | 決めるべきこと・対応が必要なこと | 対応が完了したら閉じる |
| レビュー指摘表 | 成果物の誤りや改善点 | 修正が反映されたら閉じる |
1つの表にまとめると、どれも追いきれなくなります。質問として起票されたものが「判断が必要」に変わった時点で、課題管理表へ移します。成果物に対する指摘であればレビュー指摘表で扱います。
3.テーラリングガイド
1.質問管理表
管理番号：シーケンシャルな番号
タイトル：質問に関する概要がわかるようにタイトルを設定
質問内容：質問内容を詳細に記載
質問分類：質問のカテゴリを定義して選択可能にしておきます。※集計の時に分類ごとに集計
重要度：（任意）重要度管理を行う場合に利用
緊急度：（任意）緊急度を定義する場合に利用
起票者：質問の起票者（または質問者）
回答者：質問の回答を行う担当者
回答期限：回答期限の日付を指定
回答状況：ステータス管理する場合にステータスを指定
備考：任意のコメント欄
質問として上がったもののうち、判断や対応が必要になったものは課題管理表へ移して管理します。質問と課題を同じ表で扱うと、どちらも追いきれなくなります。
4.運用ルールの決め方
項目を用意しただけでは回りません。使い始める前に、最低限この4つを決めておきます。
1．回答期限の既定値
起票時に期限が空欄だと、そのまま放置されます。「原則3営業日」のように既定値を決め、急ぐものだけ個別に短くします。期限を全件で個別設定させると、結局どれも入らなくなります。
2．ステータスは3つまで
「未回答・回答済・クローズ」の3つで足ります。保留・確認中・差戻しなどを増やすと、更新する側の判断が増えて、そのうち更新されなくなります。
3．クローズするのは起票者
回答した人がクローズすると、質問した側が納得していないまま閉じられます。回答が要求を満たしたかを判断できるのは起票者だけです。回答者は「回答済」まで、クローズは起票者、と分けます。
4．期限を過ぎたものをどこで扱うか
放置されたQAは、催促する人の性格に依存させないことです。定例会議の議題に「期限超過のQA」を固定で入れておくと、催促が個人の仕事ではなくなります。
もう1つ、よくある失敗があります。件数が増えてから質問分類を作り始めることです。分類は最初に決めます。100件溜まってから遡って分類を付け直す作業は、誰もやりません。
5.QA表（質問管理表）テンプレートのダウンロード
資料のダウンロードおよびご利用に関しては、本サイトのコンテンツ利用規約に同意される場合のみ利用可能となります。
一般公開資料
update 2022/04/17 直接エクセルファイルをダウンロードするリンクを追加
以下は、スプレッドシートでの表示となります。
まとめ
テンプレートのご利用に関して不明な点があればお問い合わせください。 また、テンプレートに対しての要望がありましたらご意見ください。 皆様の役に立つように改善していきたいと思います。
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