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Tips集

複数のユーザに対してTODO(Task)を一括で割り当てる

TODOを利用するお客様から同じタスクを複数のユーザに一度に割り当てしたいというご要望をいただくことがありますが、こちらの機能については、現在標準機能で提供されているので、操作方法を説明するだけで対応できます。(開発は不要)

今回は、TODOを複数ユーザに対して一括で割り当て(レコードを作成)する手順をご説明いたします。

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活動(Event/Task)について

まず初めにわかりにくい部分から説明したいと思います。SalesforceではTodoというオブジェクトは存在しません。

活動登録として利用されるオブジェクトは行動(Event)とTODO(Task)の2つのオブジェクトがあります。

上記の取引先画面の右側にある活動タブには、デフォルトでは新規ToDo、活動の記録、新規行動、メールのタブがあります。

この画面から新規ToDoを登録すると取引先に紐づいた新規のTodo(Taskレコード)が生成されます。

実際に表示されたレコードを見てみましょう。開発コンソールを使って次のクエリを実行します。

 soql
SELECT Id, WhoId, WhatId, Subject, ActivityDate, Status, OwnerId FROM Task

Taskオブジェクトに新規ToDoのレコードが生成されていることを確認できます。

WhatIdには、001から始まるAccount(取引先)が設定されています。WhoIdには、取引先責任者と紐づく場合に設定されます。

Todoの登録と同様に行動を登録した場合には「Event」オブジェクトにレコードが作成されます。

EventとTaskのオブジェクトの関係性(ER図)については、以下公式サイトで確認することができます。

Salesforce公式Developerサイト「Todoオブジェクトと行動オブジェクト

またArchitect.salesforce.comでも活動関連(Task,Event)のEntityを確認することができます。

画像ダウンロード元:Salesforce Architecsサイト「Tasks &Events」(https://architect.salesforce.com/diagrams/template-gallery/platform-task-events-data-model)

※今後はこちらのサイトに集約されていくようです。

Salesforce公式 Architect.salesforce.com「Task&Events

(活動履歴に関する補足)

行動に設定されたスケジュールが過ぎて過去の日時になった場合には、自動的に活動履歴のデータとして扱われるようになります。

1.複数のユーザに一括でTodoを割り当てる手順

複数のユーザに一度にTodoを割り当てる手順を説明していきますが、まず注意点があります。

最初に説明した、以下の取引先画面からTodoを作成する場合には、複数ユーザを割り当てることができません。

複数ユーザへの一括割り当て方法は以下の手順で実施します。

手順①Todoのタブから新規ToDoを実行します。

手順②新規ToDoの作成画面を開くと、割り当て先の選択リストから人(ユーザ)、グループ(公開グループ)、キューが選択可能となっています。今回の例では、人(ユーザ)を選択します。

手順③続いて「人を検索」の欄にユーザ名を入力して表示されたユーザを選択します。例では山田太郎を選択

手順④割当先に複数のユーザを指定したら、件名などその他の情報を入力して保存ボタンをクリックします。

手順⑤保存すると指定した人(ユーザ)に対して、それぞれTodo(Taskレコード)が生成されます。

以下、一人名のTodoを表示

以下、同時タイミングでもう1名のTodoも生成されていることが確認できます。(割り当て先が異なる)

ToDoの生成と同時に、ToDoを割り当てられたユーザにはメールが通知されます。

開発者コンソールで再度Taskのレコードを取得するクエリを実行すると同時に複数のTaskレコードが生成されていることが確認できます。割り当て先(OwnerId)が異なっていることがわかります。

以上のように、Todoを複数のユーザに割り当てた場合、1つのTaskレコードに複数のユーザが設定されるわけではなく、あくまで一人のユーザには1つのTaskレコードが作成されることになります。

※1つずつToDoを作成するのと結果は同様になりますが、一括のほうが作業効率は高くなるため業務に合わせて使い分けるとよいでしょう。

(補足:その他注意事項)

Salesforce公式HELPサイト「Assign New Tasks to Multiple People, Public Groups, and Queues in Lightning Experience」

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000380133&type=1

関連するTrailheadモジュール

今回ご紹介したTODO(Task)、行動(Event)に関してもう少し詳しく学習した場合は、Trailheadに関連するモジュールがあるので、チャレンジしてみてください。

Salesforce公式Trailhead「TODO、行動、メールの管理

まとめ

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