本記事では、Creative Content Lab Tokyo（クリエイティブコンテンツラボトウキョウ）が作成した会議議事録のテンプレートをご提供しております。
Salesforce（セールスフォース）プロジェクトの各種会議体を開催する際は、ぜひ本テンプレートをご活用ください。
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1.テーラリングガイド
議事録のテンプレートに関しては、基本的にそのままご利用いただける内容となっています。
プロジェクトに合わせて承認欄など不要な項目がある場合は変更してご利用ください。
画像はクリックすると拡大表示されます。
承認欄：承認者と議事録作成者を記入
会議名称：会議の趣旨がわかるような名称を記入
開催日時：会議を開催した日と開始終了時間を記入
開催場所：お客さまの会議室やリモートワークの場合WEB会議
次回開催予定：次回の開催予定が決まっていれば記入
アジェンダ：会議のアジェンダを記入
決定事項：会議での決定事項が明確にわかるように決定事項と承認者を記入
課題・TODO：会議で発生した課題やTODOの内容と担当者を記入 ※場合によっては期限の列も追加したほうが良い。
議事：会議での議論内容を記入 だれが発言したか明確に記入することが望ましい
例）〇〇については、最優先で標準化を進める必要がある。（〇〇様） ※（）発言者
2.議事録の書き方（補足）
１．議事録の目的
議事録の最大の目的は、「責任の所在を明確にする」の一言に尽きます。
システム開発でよくある問題としては、以下のようなものがあります。
- システムが出来上がったが、お客様の現場担当者からは作ったシステムではまったく使い物にならないということで、お客様から検収をしていただけなかった。
- 要求仕様と出来上がったものが異なっているということで、請負業者が費用を負担し仕様変更の対応をせざるを得ない状況となった。
- システムで大規模な障害が発生した場合に、お客さまが被った被害の賠償問題などで裁判に発展
こういった事態が発生した場合に、システム開発時の過去の経緯や誰がどのような発言をしたのかが明確となる議事録が非常に重要な役割を果たします。請負業者に一方的に問題があるのか、それとも委託者にも責任はあるのか。
上記のような事態を招かないとしても、議事録を作成することで、何か問題が発生した場合に、言った言わないの水掛け論をしなくて済みます。
そのため、誰がどんな発言をしたのかを必ず残すようにしましょう
2.議事録の書き方
議事録の各粒度は、プロジェクト計画時点でお客様と協議して決めておくようにしましょう。その際にテンプレートとサンプル文章を用意するとよいでしょうか。※テンプレートは本記事にリンクを用意しているので、ご利用ください。
お客様によっては、議事録の細かい書式や記載の粒度、「ですます調」など細かい指摘をされる場合があるので、議事録を書くことは意外と大変な作業だったりします。一番の目的は責任の所在がどこにあるのかわかるようにすることなので、本当はそういった細かいところはあまり時間をかけたくない部分ではあります。
よく新人さんに教育を兼ねて議事録を任せるということがありますが、必ずお客様の発言を的確に理解できる人がフォローできるような体制にしておくべきだと思います。なぜなら議事録には以下のような能力が必要となるからです。
- お客様の業態や専門用語の理解力
- 会議の内容を体系立てて理解して誰がみてもわかるようにわかりやすくまとめる力
- 発言を聞きながらタイピングする力（これは録音しておいて後で聞きなおして書くこともできますが、倍以上の工数がかかります）
3.決定事項・課題・タスクを明確に
決定事項・課題・タスクについては、必ず何について話しているのか具体的にわかるように記載しましょう。会議の会話をそのまま書いている場合には、なんの話をしているのか（主語が不明）わからない場合がありますので、注意が必要です。
決定事項については、いつ、誰が、何について、どのような発言をしたのかを明確に。
課題・タスクについては、いつまでに、誰が、どのように、何をやるのかを明確にしましょう。特に期限と担当者は忘れがちなので注意してください。
会議では、クロージングの際に、決定事項、課題・タスクについて最終確認することが多いと思いますが、タスク管理ツールを利用して、会議の場でリアルタイムにタスクを登録する運用にしたほうが効率が高いのでお勧めです。
タスク・課題管理については、私もよく利用しているBacklog（バックログ）がお勧めです。お客様や関係各社とタスク・課題の共有やファイルを共有することができ、プロジェクト管理には欠かせない機能がたくさんあります。
無料でお試しできますので、使ってみたいという方はこちらの記事を参考にしてください。
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３.議事録テンプレートのダウンロード
資料のダウンロードおよびご利用に関しては、本サイトのコンテンツ利用規約に同意される場合のみ利用可能となります。
ダウンロード前に利用規約を必ずお読みください。
一般公開資料
update 2022/04/17 直接エクセルファイルをダウンロードするリンクを追加
以下は、スプレッドシートでの表示となります。
まとめ
チロ
テンプレートのご利用に関して不明な点があればお問い合わせください。また、テンプレートに対しての要望がありましたらご意見ください。 皆様の役に立つように改善していきたいと思います。
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チロ
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