会議体とは？プロジェクトの会議体一覧の作り方とExcelテンプレート

会議体とは、プロジェクトで開く会議を「何を決める場か」「誰が出るか」「どの頻度でやるか」まで含めて定義したものです。個々の会議ではなく、会議の設計そのものを指します。この記事では、会議体の考え方と、プロジェクトで置く代表的な会議体、そして会議体一覧に書く項目を解説します。そのまま使えるExcelテンプレートも配布しています。

プロジェクト発足時にプロジェクト内で実施するお客様やステークホルダーとの会議体をすべて網羅した一覧を作成し、関係者と共有しておきましょう。

会議体一覧の作成にあたっては、本テンプレートをご活用ください。

会議体とは｜「何をどこで決めるか」を先に決めておく仕組み

プロジェクトが進まない原因の多くは、議論が足りないことではありません。決める場所が決まっていないことです。課題が出たときに「これはどこで決めるんでしたっけ」から始まると、そのやり取りだけで数日が過ぎます。会議体を先に定義しておくと、課題が出た瞬間に持ち込み先が決まるため、意思決定の速度が変わります。会議体を定義するというのは、具体的には次を決めることです。

目的：何を決める場か（報告だけの場か、意思決定をする場か）
参加者と決定権：誰が出るか。決める人が出ているか
頻度：週次か隔週か、必要時か
インプットとアウトプット：何を持ち込み、何が成果物として残るか

このうち「決める人が出ているか」が最も見落とされます。関係者を広く集めた会議は、一見丁寧ですが、決定権を持つ人がいなければ何も決まりません。人数が増えるほど意見は割れ、持ち帰りが増えます。

プロジェクトで置く代表的な会議体

規模や体制によって変わりますが、システム導入プロジェクトではおおむね次の5つが基本形になります。

会議体	目的	主な参加者	頻度の目安
ステアリングコミッティ	予算・スコープ・納期など、プロジェクトの方向を決める	両社の責任者・役員	月次
進捗定例会	進捗と課題の共有、判断が必要な事項の相談	PM・PL・主要メンバー	週次
課題検討会	個別の課題を掘り下げて決着させる	関係する担当者のみ	必要時
ワーキンググループ・分科会	業務領域ごとの仕様検討	業務担当者・設計担当	週次〜隔週
リリース判定会議	本番リリースの可否を判断する	両社の責任者・品質担当	リリース前

進捗定例会に課題の掘り下げを持ち込まないのがコツです。1件の課題に時間を取られて、他の報告が流れます。掘り下げが必要になった時点で課題検討会へ切り出し、定例会では「いつまでに、どこで決めるか」だけを確認します。なお、リリース判定会議で使う報告書と判定基準はリリース判定会議報告書のテンプレートに、進捗定例会で出す資料の作り方はプロジェクト進捗報告書の書き方にまとめています。

開催頻度と参加者の決め方

頻度は「習慣」ではなく、意思決定が必要になる速度で決めます。要件定義や結合テストのように決めることが多い時期は短く、設計や開発が中心の時期は長くしても支障ありません。フェーズが変わったら見直す前提で置いてください。参加者は絞るほど決まります。目安として、意思決定の場は決定権を持つ人を必ず入れたうえで、それ以外は最小限にします。情報共有だけが目的の人は、議事録の配布先に回せば足ります。議事録の形式は議事録テンプレートをご利用ください。会議体はプロジェクト体制図とセットで作ると、「誰がどの会議に出るか」が矛盾なく整理できます。報告経路や連絡ルールまで含めて設計する場合はコミュニケーション計画もあわせてご覧ください。

会議体一覧に書く9項目

各項目の書き方

会議体一覧に関しては、プロジェクトで計画した会議体の内容をそのままテンプレートに定義するだけで構いません。

画像はクリックすると拡大表示されます。

大事なのは、どういう目的で会議を行うのか、それぞれの役割は何か。開催方法や日次（サイクル）、成果物は何かをそれぞれ明確に定義することです。

ここが曖昧だと、会議だけやって結局なにも決まらず、やっている感だけになってしまうので、注意しましょう。

参考

種別：会議体の種別については、プロジェクトや会社によって会議体の呼称や種別がことなるため、適宜変更してください。
会議体名：ステアリングコミッティや進捗定例会などある程度決まった会議体以外に、大規模案件の場合は、ワーキンググループや業務領域ごと、全体の領域横断、ベンダー他社との個別の打ち合わせなど様々な打ち合わせがありますので、すべて網羅するように記載してください。
会議内容：ここでは、会議の趣旨、目的を明確に定義してください。何のための会議なのか。とりあえず必要そうという会議は時間の無駄になることが多いので注意しましょう。
主管：会議の主催者、ファシリテーターを定義します。会議体によって誰が参加すべきか決まります。
参加者：参加者は関係各社の中からできるだけ絞り込みするようにしましょう。人が多くなると意見が分かれ、決まるもの決まらなくなるということがよくあります。この場合、必ず決定権を持つ方に参加いただくようにしましょう。
開催時期：定例会であれば毎週何回、何曜日に実施するのかなどサイクルを定義します。
資料/成果物：会議体で説明する資料、成果物として作成される資料を定義します。
開催方法：対面、WEB会議など実施方法を記載します。
開催場所：オンラインや訪問して対面の場合は、場所等を記載します。

会議体一覧（Excel）テンプレートのダウンロード

資料のダウンロードおよびご利用に関しては、本サイトのコンテンツ利用規約に同意される場合のみ利用可能となります。

ダウンロード前に利用規約を必ずお読みください。

一般公開資料

update 2022/04/17 直接エクセルファイルをダウンロードするリンクを追加

会議体一覧はこちら

以下は、スプレッドシートでの表示となります。

会議体一覧はこちら

まとめ

サポーターさん

テンプレートのご利用に関して不明な点があればお問い合わせください。また、テンプレートに対しての要望がありましたらご意見ください。皆様の役に立つように改善していきたいと思います。

テンプレート関連の記事

サポーターさん

ブログランキングに参加しましたので、ご支援していただけると幸いです。

にほんブログ村