タスク管理 プロジェクト管理

作業計画を立てる(WBSを作成する)(1)タスク管理方法の検討

今回の記事は、作業計画を立てる(WBSを作成する)がテーマとなります。

プロジェクト計画では、全体の作業スケジュール(マスタスケジュール)を作成しましたが、プロジェクトの細かい進捗管理のためには、詳細なタスクベースの計画が必要となります。

一般的には、これらはWBS(work breakdown structure)を使って定義します。

WBSは、作業分解構成図のように訳されることがありますが、その名前の通り、作業(タスク)を詳細レベルに分解して、親子関係、前後関係、優先度などを定義したものとなります。

WBSはタスクのレベルを定義します。

以下の場合は、大項目、中項目、タスクと3段階となっていますが、大規模プロジェクトで5段階以上で定義されることもあります。

またタスクの前後関係や作業期間を可視化するためのガントチャート(進捗を管理するためのスケジュール表※下図の右側)と合わせて利用することが多いです。

WBSを作成するには、プロジェクトの各工程の中で必要となる作業(タスク)やどの程度の作業日数(工数)が必要か理解している必要があります。

そのため、WBSの作成にはある程度のプロジェクト経験が必要となります。

特に開発作業(特に設計やプログラミング)の経験がないPMやPMOの場合、厳密にこれらの作業工数を見積するのは難しいのではないかと思います。

そういった場合は、開発費用を見積もりする際に算出した作業工数をベースにするとよいでしょう。

セールスフォース(Salesforce)の案件では、比較的小さな規模の場合、一人や数人で要件定義からリリースまで対応することも多いため、すべての工程を経験しているエンジニアの方も多いのではないでしょうか。

1.WBS・ガントチャート作成ツール

WBS作成にあたり、プロジェクトでどのようなツールを使うのがよいか検討するところから始まります。

会社で用意されているものやお客様から指定がある場合を除いて、プロジェクトマネージャやPMO自身が用意することが多いのではないかと思います。

最近では、クラウド系のWBSやタスク管理ツールが充実していきていますが、やはり王道のExcel管理も外せないといったところでしょうか。

WBSやガントチャートはあくまで進捗の管理がメインとなるため、それぞれのタスクの細かい状況や課題を管理するのには向いてません。

そのため、WBSのタスクと課題管理を合わせて実施するのが効率的な管理となってきます。

(注意)以下のランキングは、クリエイティブコンテンツラボトウキョウが独自に評価したもので、サービスの品質を保証するものではありませんので、ご注意ください。

Backlog

私がお勧めするのは、Backlogを使って、作業タスクと課題、スケジュール管理を同時に行うという方法です。

Backlogc(バックログ)は、ほかにもファイル管理やGitとの連携などプロジェクト管理には欠かせない機能がたくさんあります。

無料でお試しできますので、使ってみたいという方はこちらの記事を参考にしてください。

参考Backlog(バックログ)を使ってタスクやプロジェクト管理を効率化しよう

Backlogのご紹介 今回は、クリエイティブコンテンツラボトウキョウがお勧めするお勧めのタスク管理ツールであるBacklogをご紹介いたします。 Backlogは単純にタスクを管理するだけではなく、 ...

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Backlogの場合、タスクを登録すると自動的にガントチャートが生成されます。

日々の進捗管理で、直近の進捗状況をガントチャートで確認するのに非常に役に立ちます。詳細な使い方などは以下を参照ください。

場合によっては、Excelと並行して利用するような状況も出てくるかもしれませんが、BacklogではExcelのタスクを一括で取り込む機能があるため、登録の手間は省略可できます。

とにかくプロジェクト管理では、管理するべき内容が多岐にわたり作業工数も膨大になりがちなので、タスク、課題、進捗、構成管理、コミュニケーション管理などある程度まとめて管理できるBaclogのようなサービスを利用することで非常に効率的に管理ができ、作業不可もかなり低減することができます。

気になった方は、以下から無料トライアルをはじめてみてはいかがでしょうか、

【100万人以上が使う】タスク管理・プロジェクト管理ツール「Backlog」の新規無料トライアル

Asana(アサナ)

Asana(アサナ)

プロジェクト管理ツールのAsanaは、大企業での実績も多く、機能が充実しているだけではなく、デザインが非常に優れていると思います。

機能としては、以下のようなものが用意されておりますが、それ以外にも100を超えるサービスとの連携が可能となっているようです。(2021年7月25日現在)

  • タスク管理(リスト、かんばんボード)
  • ガントチャート(タイムライン)
  • カンレダー
  • ワークフロー
  • ダッシュボード

Asana for Salesforceを使うことで、Salesforceとの連携も可能となっているようです。

お客様や関係各社と共同でタスク・課題管理ツールを利用する場合によくある問題が、誰が最終的に承認してクローズをするのかということです。

Backlogでも、承認者や承認日の項目を設けて対応することは可能ですが、asanaの場合には、専用の承認ワークフローが定義できるため、複雑な承認ワークフローが必要な場合には、Asanaを選択するのもよいでしょう。

タスクの表示方法は、Backlogと同じようにリスト表示やタイムライン(ガントチャート)、ボード(かんばん)の3種類があるようです。

ボードの場合には、ドラッグ&ドロップでステータスの更新が可能です。

チロ
ダッシュボードの機能は非常に便利なものとなっており、そのまま利用すればプロジェクトの進捗報告も捗りますね

Basicプラン(個人利用)は、無料となっています。

試してみたい方はBasicプランから始めてみてはいかがでしょうか。

Jira(atlassian製品)

続いては、atlassian製品であるJIRAとなります。グローバルプロジェクトではJIRAとConfluenceの組み合わせがよく利用されています。

JIRAはプロジェクト管理ツールで、タスク管理を得意とします。

保守サービスなどの運用において、チケットのやり取りで利用されることもあります。

主な機能は、以下の通りですが、Confluenceと一緒に使うことでプロジェクト管理を効率的に行うことができるようになっています。

  • 課題の編集(要約、説明、担当者の変更など)
  • ワークフローの操作
  • ファイルの添付
  • コメントの追加
  • 作業時間のチェックと記録
  • 課題に関連したソースコードのコミット

グローバルなど大規模プロジェクトでのコールセンターや保守サポートなど、他のシステムと連携してリアルタイムでチケットの管理を行うような場合には、非常にお勧めのツールとなります。

Confluenceについては、ドキュメントコラボレーションツールの位置づけとなっており、会議などの議事録としての用途やアイデアを形にする際に、ホワイトボードにマーカーで自由に描くように、ブラウザ上で自由に文字を書いたり、表や画像を挿入したり、文章にコメントしたり、課題と紐づけたりすることができます。

無料プランでも小規模プロジェクトであれば十分使える内容となっているので、試してみたい方はAtlassianの公式HPより登録してみてください。

ATTRASIAN(公式HP)

Redmine

Redmineの機能としては、タスク管理、ガントチャート、wiki、ファイル管理などBacklogに近い機能が多くあります。

Backlogと比較してredmineはセットアップが多少面倒なところがあるのと、使い慣れるまでに少し時間がかかるというのが印象です。

日本人の場合には、MY REDMINEという日本人向けのサービスがありますので、そちらを利用するのもよいかもしれません。(以下の公式のURL)

redmineのよいところは拡張性が高いということでしょうか。豊富なプラグインが提供されており(有償のものが多い)、プロジェクトの特性に合わせてプラグインを利用することで非常に効率的な運用ができます。

例えば、アジャイル開発を行う場合には、Redmineの「Redmine Backlogs」というプラグインを利用することで、スクラム(Scrum)ができる環境を簡単に実現できます。

Redmine Backlogsは、GitHubでプラグインが公開されており、redmine環境へインストールすることで利用可能となります。

redmine_backlogs(GitHubより)

ExcelベースでのWBS管理

お勧めツールとして、各種クラウドサービスをご紹介してきましたが、Excelベースのものがよいという声もありますので、ExcelのWBSをご紹介したいと思います。

ExcelのWBSテンプレートやツールはWEBで無料公開されているものが多くありますが、その中でもおすすめのものをご紹介いたします。

クリエイティブコンテンツラボトウキョウが提供するSalesforceの標準WBSのテンプレート(サンプル)もExcel版でご用意していますので、ぜひご活用ください。

EXCELのWBSであると便利な機能としては以下のようなものがあります。

・タスクの親子、前後関係の自動紐づけ(あると便利)

・ガントチャート表示(あると便利)

・担当者毎の工数集計機能(あると便利)

・EVM(Earned Value Management 出来高管理)(プロジェクトによってはEVM管理を必須とする場合がある)

・進捗の集計(計画数、実績数、計画の乖離、遅延日数など)(あると便利)

開発マイルストーン

無料で使えるExcelのWBSとしては有名な開発マイルストーン。単純にWBSとガントチャートの機能としては必要なものは一通りそろっています。

・開始終了日を設定するとガントチャートが自動的に表示されます。またガントチャートは、月・週・日・時間の単位に切り替えて表示ができます。

(イナズマ線も自動的に設定されます)

・稼働工数(予定と実績)の自動集計が可能

・祝日も設定しておくと自動的に土日と祝日を考慮して終了日の計算が実行されます。

・MSProject(XML形式)のデータをインポート可能

以下、全メンバーの作業工数の集計結果

muraka進捗管理表

こちらはEVM(Earned Value Management 出来高管理)ができ、且つ非常に細かくタスク管理や工数管理ができるツールとなっています。

ただし、シェアウェアとなっているため、お金を払って利用するのであれば、クラウドサービスのほうがお客様とリアルタイムで状況共有できるなどのメリットも多いため、評価を少し下げています。

まとめ

WBS作成ツールのご紹介は以上となります。ほかにもExcelのテンプレートでお勧めしたいものはありますが、また別の記事で詳しく書きたいと思います。

続いては、クリエイティブコンテンツラボトウキョウがSalesforce導入プロジェクトで利用している標準WBSのテンプレートと、WBSの作成手順をご紹介していきたいと思います。

続きは、次の記事をご覧ください

参考帳票定義書/帳票設計書(テンプレート)

本記事では、Creative Content Lab Tokyo(クリエイティブコンテンツラボトウキョウ)が作成した帳票定義書のテンプレートをご提供しております。 帳票一覧が必要な方はこちらからダウン ...

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次の記事の前に、クリエイティブコンテンツラボトウキョウが提供するExcelのWBSテンプレートをダウンロードしたいという方は、こちらをどうぞ。

参考WBS(work-breakdown-structure)(Excelテンプレート)サンプル

本記事では、Creative Content Lab Tokyo(クリエイティブコンテンツラボトウキョウ)が作成したWBS(work-breakdown-structure)のテンプレートをご提供して ...

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