作業計画を立てる（WBSを作成する）（１）タスク管理方法の検討 AI開発実践ラボ

今回の記事は、作業計画を立てる（WBSを作成する）がテーマとなります。

プロジェクト計画では、全体の作業スケジュール（マスタスケジュール）を作成しましたが、プロジェクトの細かい進捗管理のためには、詳細なタスクベースの計画が必要となります。

一般的には、これらはWBS（work breakdown structure）を使って定義します。

WBSは、作業分解構成図のように訳されることがありますが、その名前の通り、作業（タスク）を詳細レベルに分解して、親子関係、前後関係、優先度などを定義したものとなります。

WBSはタスクのレベルを定義します。

以下の場合は、大項目、中項目、タスクと3段階となっていますが、大規模プロジェクトで5段階以上で定義されることもあります。

またタスクの前後関係や作業期間を可視化するためのガントチャート（進捗を管理するためのスケジュール表※下図の右側）と合わせて利用することが多いです。

WBSを作成するには、プロジェクトの各工程の中で必要となる作業（タスク）やどの程度の作業日数（工数）が必要か理解している必要があります。

そのため、WBSの作成にはある程度のプロジェクト経験が必要となります。

特に開発作業（特に設計やプログラミング）の経験がないPMやPMOの場合、厳密にこれらの作業工数を見積するのは難しいのではないかと思います。

そういった場合は、開発費用を見積もりする際に算出した作業工数をベースにするとよいでしょう。

セールスフォース（Salesforce）の案件では、比較的小さな規模の場合、一人や数人で要件定義からリリースまで対応することも多いため、すべての工程を経験しているエンジニアの方も多いのではないでしょうか。

1.WBS・ガントチャート作成ツール

WBS作成にあたり、プロジェクトでどのようなツールを使うのがよいか検討するところから始まります。

会社で用意されているものやお客様から指定がある場合を除いて、プロジェクトマネージャやPMO自身が用意することが多いのではないかと思います。

最近では、クラウド系のWBSやタスク管理ツールが充実していきていますが、やはり王道のExcel管理も外せないといったところでしょうか。

WBSやガントチャートはあくまで進捗の管理がメインとなるため、それぞれのタスクの細かい状況や課題を管理するのには向いてません。

そのため、WBSのタスクと課題管理を合わせて実施するのが効率的な管理となってきます。

（注意）以下のランキングは、クリエイティブコンテンツラボトウキョウが独自に評価したもので、サービスの品質を保証するものではありませんので、ご注意ください。

Backlog

私がお勧めするのは、Backlogを使って、作業タスクと課題、スケジュール管理を同時に行うという方法です。

Backlogc（バックログ）は、ほかにもファイル管理やGitとの連携などプロジェクト管理には欠かせない機能がたくさんあります。

無料でお試しできますので、使ってみたいという方はこちらの記事を参考にしてください。

参考

Backlog（バックログ）を使ってタスクやプロジェクト管理を効率化しよう

Backlogのご紹介今回は、クリエイティブコンテンツラボトウキョウがお勧めす…

Backlogの場合、タスクを登録すると自動的にガントチャートが生成されます。

日々の進捗管理で、直近の進捗状況をガントチャートで確認するのに非常に役に立ちます。詳細な使い方などは以下を参照ください。

スケジュール管理に便利！ガントチャートの簡単な使い方（Backlogブログより）

場合によっては、Excelと並行して利用するような状況も出てくるかもしれませんが、BacklogではExcelのタスクを一括で取り込む機能があるため、登録の手間は省略可できます。

Google スプレッドシートを使って、Backlogに課題を一括登録しよう（Backlogブログより）

とにかくプロジェクト管理では、管理するべき内容が多岐にわたり作業工数も膨大になりがちなので、タスク、課題、進捗、構成管理、コミュニケーション管理などある程度まとめて管理できるBaclogのようなサービスを利用することで非常に効率的に管理ができ、作業不可もかなり低減することができます。

気になった方は、以下から無料トライアルをはじめてみてはいかがでしょうか、

【100万人以上が使う】タスク管理・プロジェクト管理ツール「Backlog」の新規無料トライアル

Asana（アサナ）

プロジェクト管理ツールのAsanaは、大企業での実績も多く、機能が充実しているだけではなく、デザインが非常に優れていると思います。

機能としては、以下のようなものが用意されておりますが、それ以外にも100を超えるサービスとの連携が可能となっているようです。（2021年7月25日現在）

タスク管理（リスト、かんばんボード）
ガントチャート（タイムライン）
カンレダー
ワークフロー
ダッシュボード

Asana for Salesforceを使うことで、Salesforceとの連携も可能となっているようです。

Asana for Salesforce

お客様や関係各社と共同でタスク・課題管理ツールを利用する場合によくある問題が、誰が最終的に承認してクローズをするのかということです。

Backlogでも、承認者や承認日の項目を設けて対応することは可能ですが、asanaの場合には、専用の承認ワークフローが定義できるため、複雑な承認ワークフローが必要な場合には、Asanaを選択するのもよいでしょう。

タスクの表示方法は、Backlogと同じようにリスト表示やタイムライン（ガントチャート）、ボード（かんばん）の3種類があるようです。

ボードの場合には、ドラッグ＆ドロップでステータスの更新が可能です。

サポーターさん

ダッシュボードの機能は非常に便利なものとなっており、そのまま利用すればプロジェクトの進捗報告も捗りますね

Basicプラン（個人利用）は、無料となっています。

試してみたい方はBasicプランから始めてみてはいかがでしょうか。

Jira（atlassian製品）

続いては、atlassian製品であるJIRAとなります。グローバルプロジェクトではJIRAとConfluenceの組み合わせがよく利用されています。

JIRAはプロジェクト管理ツールで、タスク管理を得意とします。

保守サービスなどの運用において、チケットのやり取りで利用されることもあります。

主な機能は、以下の通りですが、Confluenceと一緒に使うことでプロジェクト管理を効率的に行うことができるようになっています。

課題の編集（要約、説明、担当者の変更など）
ワークフローの操作
ファイルの添付
コメントの追加
作業時間のチェックと記録
課題に関連したソースコードのコミット

グローバルなど大規模プロジェクトでのコールセンターや保守サポートなど、他のシステムと連携してリアルタイムでチケットの管理を行うような場合には、非常にお勧めのツールとなります。

Confluenceについては、ドキュメントコラボレーションツールの位置づけとなっており、会議などの議事録としての用途やアイデアを形にする際に、ホワイトボードにマーカーで自由に描くように、ブラウザ上で自由に文字を書いたり、表や画像を挿入したり、文章にコメントしたり、課題と紐づけたりすることができます。